В прошлом номере нашего журнала мы рассказывали о правильном оформлении первичных документов. Но бывают случаи, когда «первичка» вообще отсутствует, хотя бухгалтерские операции проведены. И вот сформирована бухгалтерская отчетность, возможно даже, уже сдана, а выясняется, что по некоторым проведенным операциям первичные документы отсутствуют. Как быть в таком случае? Попробуем разобраться.

В очередной раз напоминаем, что Законом о бухгалтерском учете определено, что каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств) должен быть оформлен первичным учетным документом.

При этом организации должны хранить «первичку» не менее пяти лет после отчетного года, бухгалтерские балансы - постоянно, а для некоторых кадровых документов предусмотрен срок хранения 75 лет. Соблюдать эти сроки очень важно. Ведь без документов невозможно подтвердить, к примеру, расходы по Единому сельскохозяйственному налогу. Однако иногда по каким-либо причинам организация утрачивает документы - все или их часть. Причины могут быть самыми разными: пожар, наводнение, кража и другие.

Отметим, что за утрату документов организация может быть привлечена к ответственности:

- за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Размер штрафа составляет 10 тыс. руб. - если нарушение имело место лишь в одном налоговом периоде; 30 тыс. руб. - если в нескольких периодах; 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. - если данное нарушение привело к занижению налоговой базы;

- за неуплату или неполную уплату налогов (ст. 122 НК РФ) - если из-за утраты документов организация недоплатила налоги. Штраф составляет 20 процентов от неуплаченной суммы;

- за непредоставление по требованию инспекции документов (ст. 126 НК РФ). По общему правилу штраф - 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Для отдельных случаев непредоставления документов ст. 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штрафы других размеров;

- за нарушение порядка и сроков хранения учредительных документов - от 200 тыс. до 300 тыс. руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);

- за непредставление истребованных документов в территориальные органы ПФР и ФСС - штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...»).

Причины отсутствия документов могут быть внутренние или внешние. Внутренними причинами можно признать несогласованность работы бухгалтерии (несвоевременность истребования или формирования документа, а потом, как правило, это забывается), передача документов другим подразделениям (к примеру, передали документы для работы юристам и забыли попросить обратно, а когда пришла налоговая проверка, то уже поздно было их искать, прошло много времени и никто не знает, где они) и другие.

Для того, чтобы документы не исчезали по внутренним причинам, нужно наладить четкий контроль за их наличием. К примеру, чтобы документы были всегда в бухгалтерии, необходимо актировать их передачу другим лицам, чтобы в дальнейшем запросить их. Но самое главное - не делать в учете операций при отсутствии документов, а для этого нужно делать инвентаризацию имеющихся первичных документов. Ведь бывают такие случаи, когда вроде поставили товар поставщики, и бухгалтер проводит операции, при этом документы поставщик обязуется вот-вот привезти. Но это «вот-вот» может затянуться, и в итоге бухгалтер забудет об этом.

Поэтому отсутствия документов по внутренним причинам в четко налаженном порядке работы бухгалтерии может и не быть.

Но документы могут отсутствовать и по внешним (объективным) причинам. В частности, они могут быть украдены или исчезнуть в результате несчастного случая (пожара, затопления). В этом случае необходимо сформировать комиссию для выявления списка отсутствующих документов, причин и возможных выходов из данной ситуации. Как правило, в состав комиссии по расследованию причин утраты документов входит главный бухгалтер. Кроме того, в зависимости от причины для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

По итогам работы комиссии составляется акт, который подписывает руководитель организации. В акте отражаются такие данные:

- состав комиссии;

- причина утраты документов;

- перечень документов, которые утрачены;

- сведения о документе, подтверждающем обстоятельства, из-за которых были утрачены документы (если это, к примеру, кража - справка из органов внутренних дел, если стихийное бедствие - из МЧС, подтопление, залив - справка коммунальных служб). Не забудьте, что в случае стихийного бедствия, пожара необходимо провести инвентаризацию, после которой и составляется перечень утраченных документов (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Обязана ли организация восстанавливать документы, пропавшие по независящим от нее причинам?

По мнению специалистов МФ РФ, организация обязана восстановить утраченные документы (Письмо от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@). Причем это относится и к тем документам, которые уже были проверены налоговым органом в ходе контрольных мероприятий (Письмо Минфина России от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191).

В итоге схема восстановления утраченных документов может быть следующей: