Отчетный год завершился, и перед или после составления отчетности бухгалтеру необходимо проверить правильность начисления и уплаты налогов, в том числе НДФЛ. В части НДФЛ это, прежде всего, проверка документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты. Поэтому в данной статье мы постараемся ответить на такие вопросы, как: какие документы, подтверждающие стандартный вычет для работника, должны быть у работодателя? Какие социальные вычеты может получить работник непосредственно у работодателя, и какие документы он должен подать в бухгалтерию? Что делать, если доход, по которому предоставили имущественный вычет, меньше суммы вычета, указанной в уведомлении? Какие коды вычетов нужно применять при сдаче отчетов за 2016 год? Попробуем разобраться.

Для начала разберемся, какие коды ставить в форме 2НДФЛ при даче отчетности в 2017 году за 2016 год — старые или новые?

ФНС поменяла коды вычетов и доходов в декабре 2016 года. На дату подписания номера  на сайте nalog.ru имеется разъяснение ФНС о том, что в справках 2-НДФЛ за 2016 год необходимо ставить новые коды вычетов и доходов.

Согласно нововведениям для стандартных вычетов вместо 12 кодов стало 24. Появилось два новых кода для производственных и юбилейных премий. Поэтому, чтобы сдать 2-НДФЛ так, как требуют налоговые службы, надо в учетной программе перекодировать записи за весь год. Если программа не позволяет сделать это автоматически, то всю работу бухгалтеры должны проделать вручную.

Посмотрим, как поменялись коды:

Как поменялись коды доходов (старый/новый)

Как поменялись коды вычетов (старый/новый)

Следует учитывать, что в ФНС официально не подтверждают, что за справки со старыми кодами не будет штрафа. Наоборот, настаивают, что коды должны быть новые. Поэтому безопаснее перекодировать доходы и вычеты в учетной программе, а при отсутствии программы сделать это все вручную. Время еще есть: сдать 2-НДФЛ за 2016 год надо не позднее 3 апреля 2017 года, но делать это уже нужно сейчас. Потому что в случае ошибок штрафы будут немаленькие. Если налоговая инспекция не примет справки, то штраф за каждую из них составит 200 руб. А если примет, но бухгалтер укажет старые коды, инспекторы  посчитают старые коды недостоверными сведениями, то за каждую справку выпишут по 500 руб. штрафа (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Но в данном случае можно поспорить, на это есть причины. Во-первых, нужно учитывать, что Налоговый кодекс РФ не дает права инспекторам отказывать в приеме справок из-за старых кодов. А, во-вторых, штрафа за недостоверные сведения быть тоже не должно, ведь в одном из своих Писем. ФНС разъясняла, что штраф возможен только за те ошибки, от которых страдает бюджет или нарушаются права работников. Например, бухгалтеры занизили налог или не дали вычет (Письмо от 16 ноября 2016 г. № БС-4-11/21695). Разъяснения касались 6-НДФЛ, но, очевидно, справедливы и для 2-НДФЛ.

Теперь обратим внимание на сами вычеты:

Стандартные налоговые вычеты на детей

Стандартный налоговый вычет на ребенка (детей) предоставляется с месяца его (их) рождения (установления опеки (попечительства)) (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ) и до конца того года, в котором ребенок (дети) достиг (достигли) возраста 18 лет (24 лет - при очной форме обучения), либо истек срок действия или досрочно расторгнут договор о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, или смерти ребенка (детей). Обратите внимание – до конца года.

Если работник представил документы, подтверждающие его право на такой вычет, с опозданием, НДФЛ следует пересчитать.

В Письме от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118 специалисты МФ РФ уточнили: если налогоплательщик имеет право на получение стандартного налогового вычета, в частности работает у налогового агента с начала года и на его обеспечении находится ребенок, налоговый агент вправе предоставить налоговый вычет с начала года независимо от месяца, в котором налогоплательщик подал заявление на получение вычета с приложением к нему необходимых документов.

Проверяем наличие документов, подтверждающих право работника на получение «детского» вычета.

Основанием для предоставления такого вычета признается письменное заявление работника, к которому прилагаются документы, подтверждающие право на их получение. Если у налогоплательщика право на получение стандартного налогового вычета не изменилось, повторная подача заявления не требуется (Письмо МФ РФ от 08.08.2011 № 03-04-05/1-551). Поэтому в начале года собирать новые заявления со всех сотрудников не обязательно. Даже если в старом заявлении не стоит год, за который работник просит вычеты, и все суммы актуальны, то новый документ не нужен.

В зависимости от конкретной ситуации документами, подтверждающими право на получение стандартного налогового вычета на ребенка, могут быть копия свидетельства о рождении ребенка, копия паспорта, документ об усыновлении (удочерении) ребенка, справка об инвалидности ребенка, акт о назначении опекуна или попечителя, справка жилищно-коммунальной службы о совместном проживании ребенка с родителем (родителями) и др.

Нужно помнить, что вычет положен не только родителям, но и супругам родителей, поэтому, чтобы получать вычет, работник необязательно должен быть родным или приемным родителем ребенка. Он может быть и супругом такого родителя. Например, сотрудница развелась, растила ребенка одна, а потом вышла замуж. Право на детский вычет есть и у сотрудницы, и у ее нового мужа.

Если у супругов есть дети от предыдущих браков, то, чтобы определить, какой ребенок по порядку рождения, нужно брать в расчет всех детей для обоих супругов. Не важно, совместные они или нет, и усыновил ли их второй супруг.

Хотя если у работника отсутствуют документы, подтверждающие совместное проживание с ребенком, это не является основанием для отказа в предоставлении вычета. При наличии иных документов, являющихся доказательством участия родителя в обеспечении ребенка, работодатель вправе предоставить вычет (Письма МФ РФ от 11.10.2012 № 03-04-05/8-1179, от 11.05.2012 № 03-04-05/8-629). Не должно возникать проблем с предоставлением вычетов в ситуации, когда ребенок прописан по месту регистрации только одного из родителей (Письма МФ РФ от 15.01.2013 № 03-04-05/8-18, от 22.08.2012 № 03-04-05/8-991).

Для подтверждения права на вычет в отношении ребенка, достигшего возраста 18 лет, но младше 24 лет и являющегося учащимся очной формы обучения, аспирантом, ординатором, интерном, студентом, курсантом (абз. 11 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ), необходимо представить справку из учебного заведения, в котором ребенок проходит обучение (Письма МФ РФ от 02.04.2012 № 03-04-05/8-401, УФНС по г. Москве от 19.04.2010 № 20-15/3/041250@).

Проверяем соблюдение лимита при предоставлении стандартных налоговых вычетов. По правилам ст. 218 НК РФ налоговый вычет на детей действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода налоговым агентом, предоставляющим данный вычет, превысил 350 000 руб. В таком случае при определении суммы дохода не учитываются доходы в виде дивидендов.

Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 350 000 руб., налоговый вычет на детей не применяется.

Проверяем размер «детских» вычетов, положенных работнику. Согласно подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, вычеты на детей за каждый месяц налогового периода распространяются на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, опекуна, попечителя, приемного родителя, супруга (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находятся дети. С 2016 г. в НК РФ предусмотрено следующее:

1 400 руб. - на первого ребенка

1 400 руб. - на второго ребенка

3 000 руб. - на третьего и каждого

12 000 (6 000) руб. - на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

В НК РФ установлен повышенный вычет на ребенка-инвалида. Он не зависит от того, какой ребенок по счету. Главное, родной или приемный. На родного вычет составляет 12 000 руб., на приемного — 6000 руб. Несмотря на то, что налоговые службы против, Президиума Верховного суда РФ в своем Обзоре от 21 октября 2015 г. указал, что вычет на ребенка-инвалида можно складывать с обычным вычетом на первого, второго, третьего детей.

Кроме того, согласно абз. 12 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю (Письмо МФ РФ от 11.04.2016 № 03-04-06/20395). Предоставление указанного налогового вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за месяцем его вступления в брак. С учетом разъяснений контролирующих органов работник признается единственным родителем, если он не состоит в браке и помимо других подтверждающих вычет документов подал:

- или свидетельство о смерти другого родителя;

- или справку из органов ЗАГС по форме 25, в которой указано, что в свидетельстве о рождении запись об отце ребенка сделана со слов матери (Письма МФ РФ от 02.02.2016 № 03-04-05/4973, от 23.05.2012 № 03-04-05/1-657);

- или свидетельство о рождении ребенка, в котором в графе «Отец» стоит прочерк;

- или решение суда о признании другого родителя безвестно отсутствующим.

В силу абз. 15 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ налоговый вычет может предоставляться в двойном размере одному из родителей (приемных родителей) по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей (приемных родителей) от получения вычета. При этом отказаться от получения данного налогового вычета налогоплательщик может, только если он имеет на него право и оно подтверждено соответствующими документами (Письмо МФ РФ от 21.03.2016 № 03-04-05/15618).

Социальные налоговые вычеты

Перечень социальных налоговых вычетов содержится в п. 1 ст. 219 НК РФ. По общему правилу такие вычеты предоставляются при подаче налоговой декларации в налоговый орган по окончании налогового периода (абз. 1 п. 2 ст. 219 НК РФ).

Но вместе с тем положениями данной статьи предусмотрена возможность предоставления некоторых социальных вычетов до окончания налогового периода при обращении налогоплательщика к работодателю. И в последнее время это часто бывает.

Социальные вычеты на лечение и обучение, установленные подп. 2 и 3 п. 1 ст. 219 НК РФ. Согласно абз. 2 п. 2 ст. 219 НК РФ такие социальные вычеты могут быть предоставлены налогоплательщику до окончания налогового периода при его обращении к работодателю с письменным заявлением.

Обратите внимание, что предоставление работодателем вычетов на обучение и лечение предусмотрено только для лиц, работающих у него по трудовым договорам.

Налогоплательщик имеет право на получение социального налогового вычета по расходам в виде (абз. 1 подп. 3 п. 1 ст. 219 НК РФ):

• суммы, уплаченной им в налоговом периоде за медицинские услуги (в соответствии с утвержденным постановлением Правительства РФ (пост. Правительства РФ от 19.03.2001 № 201) перечнем медицинских услуг), оказанные медицинскими организациями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими медицинскую деятельность, ему, его супругу (супруге), родителям, детям (в том числе усыновленным) в возрасте до 18 лет, подопечным в возрасте до 18 лет;
• стоимости лекарственных препаратов для медицинского применения (в соответствии с перечнем лекарственных средств, утвержденным постановлением Правительства РФ (пост. Правительства РФ от 19.03.2001 № 201)), назначенных лечащим врачом и приобретаемых налогоплательщиками за счет собственных средств.

Социальный налоговый вычет в части сумм оплаты стоимости медицинских услуг предоставляется налогоплательщику, если эти услуги оказывают в медицинских организациях (у индивидуальных предпринимателей), имеющих соответствующие лицензии на осуществление медицинской деятельности, выданные в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, налогоплательщик обязан представить документы, подтверждающие его фактические расходы на оказанные медицинские услуги, приобретение лекарственных препаратов для медицинского применения.

Обязательным условием является представление работником в бухгалтерию организации подтверждения права налогоплательщика на получение социальных налоговых вычетов, выданного ему налоговым органом по установленной форме. То есть сначала работник собирает все необходимые документы и подает их в налоговую инспекцию, которая, проверив обоснованность данных документов, выдает уведомление.

Что касается конкретного перечня документов, подтверждающих фактические расходы налогоплательщика на оказание ему медицинских услуг, непосредственно в НК РФ он не установлен. Как правило, основным документом, позволяющим налогоплательщику претендовать на получение социального налогового вычета, является справка (приложение 1 к Приказу Минздрава России № 289, МНС России № БГ-3-04/256 от 25.07.2001). Названная справка подтверждает фактические расходы на лечение без представления соответствующих платежных документов (Письма ФНС России от 07.03.2013 № ЕД-3-3/787@, Минфина России от 17.04.2012 № 03-04-08/7-76 (доведено до налоговых органов Письмом ФНС России от 02.05.2012 № ЕД-4-3/7333@)).

Обратите внимание, что социальные вычеты в связи с лечением и обучением налогоплательщика предоставляются работодателем, начиная с месяца, в котором работник обратился к нему с заявлением и уведомлением из налоговой инспекции.

Если по итогам налогового периода сумма дохода налогоплательщика, полученного у работодателя, может оказаться меньше суммы социальных налоговых вычетов. В этом случае работник имеет право на получение социальных налоговых вычетов по окончании года при представлении декларации в налоговую инспекцию.

Пример. Работник оплачивал собственное лечение и лечение своих родных в течение 2016 года. Собрав все необходимые документы, он подал их в налоговую инспекцию и получил уведомление из ИФНС о подтверждении права на социальный вычет на лечение (по доходам за 2016 г.) в размере 120 000 руб. Далее в сентябре 2016 г. работник подал в бухгалтерию:

- заявление о предоставлении социального вычета;

- уведомление из ИФНС.

Заработная плата работника - 20 000 руб. в месяц.

Работнику предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка в сумме 3000 руб.

Рассмотрим расчет НДФЛ в таблице помесячно:

Общая сумма социального вычета, предоставленного работнику в 2016 г., - 68 000 руб. Оставшуюся сумму вычета, равную 52 000 руб. (120 000 - 68 000), работник может получить через налоговую инспекцию, подав декларацию за 2016 г. Получать «на руки» работник будет в первые 8 месяцев по 17 790 руб., в последние 4 месяца года всю сумму в размере 20 000 руб.

Имущественные налоговые вычеты

Подпунктом 3 п. 1 ст. 220 НК РФ предусмотрено, что при определении размера налоговой базы налогоплательщик имеет право на получение имущественного налогового вычета в сумме фактически произведенных им расходов, но не более 2 000 000 руб., в частности, на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома.

МФ РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-04-05/22395 уточнил, что имущественный налоговый вычет предоставляется исходя из реально понесенных налогоплательщиком расходов на новое строительство либо приобретение на территории РФ, в частности, жилого дома, а не из стоимости построенного или приобретенного жилья.

К фактическим расходам на новое строительство либо приобретение жилого дома или доли (долей) в нем могут относиться (подп. 3 п. 3 ст. 220 НК РФ):

- расходы на разработку проектной и сметной документации;

- расходы на приобретение строительных и отделочных материалов;

- расходы на приобретение жилого дома или доли (долей) в нем, включая дома, не оконченные строительством;

- расходы, связанные с работами или услугами по строительству (достройке жилого дома, не оконченного строительством, или доли (долей) в нем) и отделке;

- расходы на подключение к сетям электро-, водо- и газоснабжения и канализации или создание автономных источников электро-, водо- и газоснабжения и канализации.

Расходы, связанные с отделкой жилого дома, произведенные после регистрации права собственности на него, могут быть включены в состав имущественного налогового вычета при наличии документов, подтверждающих, что при оформлении права собственности на указанный дом отделочные работы не были выполнены (Письмо МФ РФ от 22.04.2016 № 03-04-05/23340).

Подача работодателю документов, необходимых для предоставления имущественного вычета. Работодатель может предоставить вычет по НДФЛ на приобретение (строительство) жилья только лицам, работающим у него по трудовым договорам (в том числе по совместительству) и являющимся налоговыми резидентами РФ.

Для получения вычета работник должен подать в бухгалтерию:

- заявление;

- уведомление из ИФНС о подтверждении права на имущественный вычет.

То есть, аналогично порядку получения социального вычета, работник собирает все необходимые документы и подает их в налоговую инспекцию, которая, проверив обоснованность данных документов, выдает уведомление.

Обратите внимание, что в отличие от социального вычета, в случае обращения налогоплательщика к работодателю за предоставлением имущественного налогового вычета не с первого месяца налогового периода, данный вычет предоставляется начиная с месяца, в котором налогоплательщик обратился за его получением, применительно ко всей сумме дохода, начисленной налогоплательщику нарастающим итогом с начала налогового периода (Письма МФ РФ от 26.08.2016 № 03-04-05/50129, от 07.04.2016 № 03-04-06/19768).

На основании п. 3 ст. 210 НК РФ на сумму вычета, указанную в уведомлении, следует уменьшать любые полученные в текущем году доходы работника, облагаемые НДФЛ по ставке 13 % (кроме дивидендов).

Если доход, по которому предоставили вычет, меньше суммы вычета, указанной в уведомлении, остаток работник может получить:

- через работодателя, представив новое уведомление из ИФНС на следующий год;

- или через ИФНС, подав декларацию за истекший год, если у него были доходы, облагаемые налогом по ставке 13 %, по которым вычет не предоставлялся