Организация при желании может возместить подрядчику командировочные расходы. Однако перед этим важно выяснить: облагаются ли они НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация по гражданско-правовому договору включается в цену договорных отношений и облагается НДФЛ. Страховыми взносами компенсация расходов не облагается. 

Для возмещения расходов на поездки работник должен предоставить отчет о расходах — на его основании компания и компенсирует затраты. К нему также стоит приложить копии подтверждающих документов:

• акт на бронирование отелей, который подтверждает расходы на проживание;
• маршрутные квитанции электронного билета (это документы строгой отчетности, которые считаются основанием для учета НДС по авиабилетам и билетам на поезд);
• счета-фактуры на услуги проживания (при необходимости принять НДС к вычету).

Желательно, чтобы в договоре или приложении к нему был расписан перечень расходов для возмещения, условия и ограничения (например, лимиты по суммам).