К моменту выпуска данной статьи срок сдачи обязательной формы 6-НДФЛ будет уже не за горами, а наступит он 4 мая 2016 года. В прошлом номере нащего журнала мы рассказывали, что с 2016 года Форма 6-НДФЛ подается параллельно с годовой отчетностью 2-НДФЛ, и служит ее дополнением. Справка 2-НДФЛ заполняется по каждому сотруднику, а форма 6-НДФЛ составляется в целом, подается ежеквартально.

Таким образом, 6-НДФЛ служит по факту дополнительным контролем организации по выплате ею, как налоговым агентом, сумм по НДФЛ с заработной платы работников.

Ранее мы уже знакомились с формой 6-НДФЛ, но вопросов на тему ее заполнения еще довольно много, поэтому давайте в этой статье еще более углубимся в принципы и детали ее заполнения.

Для начала вспомним, что основанием для заполнения формы 6-НДФЛ и Справки 2-НДФЛ является регистр налогового учета. Он разрабатывается налоговым агентом самостоятельно, однако обязательно должен содержать следующие данные (п. 1 ст. 230 НК РФ):

- сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика;

- вид выплачиваемых доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу. При этом используются специальные коды (справочники «Коды доходов», «Коды вычетов» утверждены Приказом ФНС России от 10.09.2015 № МВ-7-11/387);

- суммы дохода и дата его выплаты;

- статус налогоплательщика (налоговый резидент или не является налоговым резидентом и пр., по аналогии со Справкой 2-НДФЛ);

- даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Налоговый регистр должен обязательно вестись, иначе заполнить 6-НДФЛ и проверить ее не удастся, либо при ее заполнении могут возникнуть различные проблемы.

Рассмотрим теперь подробнее заполнение формы 6-НДФЛ.

Титульный лист формы 6-НДФЛ. Коды периодов, за которые подается расчет 6-НДФЛ, можно найти в Приложении 1 к Порядку заполнения 6-НДФЛ (Приказ ФНС № ММВ-7-11/450). Но есть одна тонкость -  заполнение строк «КПП» и «Код по ОКТМО». Если расчет подается по лицам, которые получили доход от обособленного подразделения, указываются КПП и ОКТМО именно подразделения, а не организации.

Обратите внимание на то, что расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что эти подразделения состоят  на учете в одной инспекции (Письмо ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129)

Раздел. Обобщенные показатели формы 6-НДФЛ.

Раздел 1 «Обобщенные показатели» заполняется по каждой ставке налога, по которой облагались начисленные физическим лицам доходы.  Иными словами, если организация выплачивала доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам (13 %, 9 %, 15 %, 30 %, 35 %), ей предстоит заполнить строки 010-050 Раздела 1 для каждой из этих ставок. То есть, Раздел 1 может иметь несколько страниц. Строку «Итого по всем ставкам» достаточно заполнить один раз на первой странице (п. 3.2 Порядка заполнения).

Обратите внимание - доходы, начисленные в виде дивидендов, выделяются отдельно (стр. 025). Дело в том, что эти выплаты участвуют в расчете налога на прибыль, поэтому данные должны коррелировать. Механизм налогообложения дивидендов имеет свою специфику, поэтому налоговики отдельно проверяют правильность начисления, отражения, налогообложения и уплаты налогов по таким доходам.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год, а в разделе 2 указываются выплаты за последние три месяца этого отчетного периода. Об этом ФНС России сообщила в Письме от 12.02.2016 № БС-3-11/553@.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2016 года отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. Если предприятие производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает в другом, то данная операция отражается в периоде завершения.

Например, если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, операция отражается в разделе 1 за 1 квартал 2016 года. И можно не отражать эту операцию в разделе 2 за 1 квартал.

Данная операция будет отражена при выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие: в строке 100 (дата фактического получения дохода) указывается - 31.03.2016, в строке 110 (дата удержания налога) - 05.04.2016, в строке 120 (срок перечисления налога)- 06.04.2015, в строках 130 и 140 - соответствующие суммы.

Забегая вперед, к способу проверки формы 6-НДФЛ, отметим, что если заполнить согласно рекомендациям ФНС, то форма будет противоречить новым, утвержденным ФНС, контрольным соотношениям. Ведь в них указано, что сумма удержанного налога, указываемая в строке 070 раздела 1, должна быть равна сумме строк 140 раздела 2.

Таким образом, чтобы контрольные соотношения выполнялись, сумму удержанного 5 апреля НДФЛ отражать в разделе 1 формы 6-НДФЛ за 1 квартал не нужно, также как и в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 1 квартал. Либо, наоборот – везде заполнить, что, скорее всего, серьезной ошибкой считаться не будет, хоть и вступает в противоречие Письму от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, поскольку контрольные соотношения выполнятся, и за такое нарушение, когда в периоде отражены выплаты следующего периода, штрафа не предусмотрено. Однако, здесь смотрите и решайте сами, может, налоговые инспекторы поправят. В общем, на практике, после сдачи отчетов за 1 квартал, полугодие и далее, станет более понятно. Возможно, появятся новые разъяснения.

Таким образом, на основе информации из раздела 2 инспекция оценит, как организация выполняла свои обязанности.

С 2016 года уточнен ряд норм, которые относятся к исчислению, удержанию и перечислению налога в бюджет (Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ внес в НК РФ изменения в порядок уплаты НДФЛ с зарплаты, отпускных и больничных и др.). Главными в разделе 2 для целей налогового контроля являются даты удержания и перечисления НДФЛ:

- строка 110 «Дата удержания налога»

- строка 120 «Срок перечисления налога»

Обратите внимание на то, что в строке 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ «Срок перечисления налога» указывается дата, не позднее которой нужно перечислить налог (Письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/546). Полагаем, что, исходя из этих дат и сроков, к налогоплательщику будут применяться меры (пени и штрафы).

Эти даты напрямую связаны с определением даты получения физическим лицом дохода. Даты фактического получения дохода отражаются в разделе 2 по строке 100.

Для понимания заполнения формы 6-НДФЛ все эти новые сроки перечисления НДФЛ необходимо знать, поэтому представим их в наглядной таблице 1 и таблице 2:

Таблица 1 

Как определять доход и платить с него НДФЛ начиная с 2016 года

Таблица 2 

Другие даты получения некоторых видов дохода в 2016 году

Таким образом, посмотрев и запомнив указанные выше таблицы, становятся понятными некоторые вопросы, поставленные в предыдущей статье о 6-НДФЛ:

I. При перечислении аванса (заработной платы за первую половину месяца) организация (налоговый агент) не должна удерживать НДФЛ, так как невозможно определить сумму дохода в виде зарплаты за месяц. Ведь дата фактического получения дохода, согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, еще не наступила. Следовательно, на дату выдачи аванса объекта обложения по НДФЛ просто еще нет.

В отношении исчисления, удержания и перечисления НДФЛ с заработной платы в 2016 году последовательность действий следующая:

1) сумма дохода работника определяется на последний день месяца или последний день работы сотрудника в компании, если он увольняется до конца месяца. На эту же дату исчисляется сумма НДФЛ, подлежащая удержанию (п.2 ст.223 НК РФ).

В налоговом учете в регистр по НДФЛ заносятся данные на основании расчетной ведомости начисленной заработной платы или наряда. В бухгалтерском учете отражаются операции по начислению заработной платы в последний день отработанного месяца (п. 18 ПБУ 10/99);

2) при выплате окончательного расчета по зарплате за соответствующий месяц удерживается НДФЛ (п.3-4 ст.226 НК РФ). В кассовых или банковских документах отражается заработная плата к выплате, за вычетом НДФЛ;

Конкретные сроки выплаты заработной платы прописываются в коллективном договоре организации, а также в положении об оплате труда. Специалисты Минтруда России обязывают указывать четкие даты выплат. Оптимально организациями выбираются следующие числа:

— аванс – в районе 15-25 числа месяца;

— окончательный расчет – конец месяца или в начале нового месяца.

3) НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за выплатой окончательного расчета, (п. 6 ст. 226 НК РФ).

У Вас может возникнуть вопрос: если выплату окончательного расчета по заработной плате или иных выплат (например, отпускных, выплата которых положена за три полных календарных дня до начала отпуска, или пособий по временной нетрудоспособности, которые выплачиваются в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы) выплатили позднее установленного срока выплаты дохода, как тогда это отразить в 6-НДФЛ?

По аналогии с ответом ФНС России в Письме от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, и согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода (заработной платы) считается последний день месяца, за который начислен заработок, то есть заработная плата независимо от даты выплаты отражается в Разделе 1 формы 6-НДФЛ того периода, когда зарплата была начислена.

В Разделе 2 формы 6-НДФЛ указываем эту заработную плату в связи с тем, что этого требуют контрольные соотношения: ведь в них указано, что сумма удержанного налога, указываемая в строке 070 раздела 1, должна быть равна сумме строк 140 раздела 2.

По отпускам и больничным отсутствуют конкретные разъяснения в случае задержки их выплаты, но если читать дословно, то получается по-другому: отражаем в Разделе 1 и Разделе 2 формы 6-НДФЛ того периода, когда средства (отпускные или больничные) были выплачены, при этом в Разделе 2 формы 6-НДФЛ в строке 120 «Срок перечисления налога» указываем последний день месяца, в котором были выплачены отпускные или больничные.

Таким образом, лучше все выплачивать вовремя и без задержек, иначе это рискованно не только санкциями трудовой инспекции и прокурора, но и разногласиями с налоговым органом по поводу достоверности сведений отчетности по НДФЛ.

II. 1) НЕ требуется отражать в форме 6-НДФЛ выплату заработной платы 2015 года, выплаченную в январе 2016, поскольку основной датой, определяющей, попадают данные в отчет или нет, является дата, указываемая в строке 100 (дата фактического получения дохода). Для зарплаты декабря 2015 года дата фактического получения дохода 31.12.2015, и, следовательно, в форме 6-НДФЛ за 2016 год отражению не подлежит.

Также как заработная плата за декабрь 2015 года, выплаченная в январе 2016 года, не должна попасть в 2-НДФЛ за 2016 год, иначе возникнут противоречия в контрольных соотношениях расчета по форме 6-НДФЛ со справкой по форме 2-НДФЛ и возможные споры с налоговым органом о достоверности представленных сведений.

2) Отражать в форме 6-НДФЛ выплаты отпускных 2015 года НЕ требуется. Например, если сотрудник уходит в отпуск с 11 января 2016 года, отпускные, выданные в декабре 2015 года, включать в расчет 6-НДФЛ за 2016 год не требуется, поскольку датой фактического получения дохода отпускных считается день выплаты средств или перечисления их на счет в банке (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Срок перечисления НДФЛ с отпускных не позднее последнего числа месяца, в котором были произведены выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ)

Косвенно на это указывает Письмо ФНС от 13.11.2015 № БС-4-11/19829: «…раздел 2 содержит строку 100 «Дата фактического получения дохода», которая заполняется с учетом положений статьи 223 Налогового кодекса Российской Федерации. Действительный государственный советник».

III. В разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие повторять данные раздела 2 за первый квартал Не требуется, достаточно показать данные второго квартала.

Следуя Письму ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@: «Раздел 1 формы 6-НДФЛ за первый квартал заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год, а в разделе 2 указываются выплаты за последние три месяца этого отчетного периода».

Проверка заполнения 6-НДФЛ: контрольные соотношения.

Теперь проверить 6-НДФЛ можно самостоятельно по методике ФНС: налоговая служба опубликовала новые контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ в письме от 20.01.2016 № БС-4-11/591@.

Такая проверка позволит избежать в новом отчете ошибок. Важно не спешить и сверить показатели в строках и разделах.

Контрольное соотношение – то есть, как должны соотноситься между собой цифры в различных строках формы, и со строками других форм (например, 2-НДФЛ).

Внутридокументарные соотношения

Для наглядности пояснения к контрольным соотношениям представлены в виде таблицы.

Таблица 3

Внутридокументарные контрольные соотношения к расчету по форме 6-НДФЛ

Междокументарные соотношения с формой 2-НДФЛ

Они применяются только к годовой форме 6-НДФЛ. Ведь справка по форме 2-НДФЛ представляется только по истечении календарного года (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом справка сравнима, если в ней поле «Признак» имеет значение «1». Для удобства соотношения с формой 2-НДФЛ представлены в таблице.

Таблица 4

Контрольные соотношения формы 6-НДФЛ со справкой по форме 2-НДФЛ

Обратите внимание на то, что предусмотрен штраф 500 рублей за каждый документ, содержащий недостоверные сведения (ст.126.1 НК РФ). Если организация сама найдет ошибку в расчете 6-НДФЛ, исправит ее и подаст уточненку до 4 мая 2016 года, то штрафа не будет.

В завершение рассмотрим пример: заполнение расчета по форме 6-НДФЛ

АО «Зорька» в I квартале 2016 г. начисляло и выплачивало доходы 52 физическим лицам:

- 50 работникам, с которыми заключены трудовые договоры;

- лесорубу, не являющемуся работником общества, по договору на оказание услуг;

- акционеру ПАО, не являющемуся работником общества.

Двум работницам в течение января - марта 2016 г. ежемесячно предоставляли стандартные вычеты на детей в общей сумме 7200 руб. (1400 руб. + 5800 руб.), а именно:

- Красной А.И. - 1400 руб. на первого ребенка;

- Лучной Н.Г. - 5800 руб. на первого, второго и третьего ребенка (1400 руб. * 2 реб. + 3000 руб. * 1 реб.).

В таблице приведены виды и суммы полученных физическими лицами доходов и налоговых вычетов, даты их получения, удержания НДФЛ и сроки перечисления налога.

Таблица 5

 Расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. будет выглядеть следующим образом.

 Таким образом, представленная нами форма 6-НДФЛ проходит контроль по внутридокументарным контрольным соотношениям. Сверка с 2-НФДЛ также «пройдет» в рамках контрольных соотношений, если будут соблюдаться общие принципы определения дат и сроков получения дохода, удержания и перечисления НДФЛ.